Le programme pour les documents de transport est l'une des configurations du logiciel Universal Accounting System, créé pour contrôler les documents de transport qui doivent accompagner la cargaison et les documents confirmant l'immatriculation des véhicules pour le transport de marchandises. Ces documents et d'autres peuvent être considérés comme des documents de transport. Le programme de remplissage des documents de transport prévoit ce remplissage en mode automatique, pour lequel le programme propose des formulaires spéciaux, appelés fenêtres, à travers lesquels les données primaires et actuelles pour la cartographie réelle du processus de production sont entrées dans le programme.
Les formulaires de remplissage des documents de transport ont un format spécial et remplissent deux tâches - accélérer le processus de remplissage et établir le lien entre les nouvelles valeurs et celles déjà incluses dans le programme de remplissage des documents de transport. La particularité du format réside dans les champs à remplir - ils contiennent un menu intégré d'options de réponse (le gestionnaire doit choisir celui qui convient) ou donnent une transition active vers une base de données spécifique pour sélectionner la position souhaitée dans celle-ci, puis également retourner au formulaire de retour. Cela accélère bien sûr le processus de remplissage et les données sont liées entre elles via le menu avec des réponses et/ou un lien vers la base de données.
Les réponses dans le menu des champs à remplir sont toujours différentes et contiennent des détails sur le demandeur principal - il s'agit soit d'un client, d'un véhicule ou d'un produit, selon le formulaire rempli. Ce remplissage élimine les erreurs lors du remplissage du formulaire, ce qui donne aux documents de transport une garantie de bonne préparation. Après avoir rempli le formulaire et pris en compte les informations saisies, il y a une génération automatique de documents de transport, pour laquelle la base réglementaire et de référence de l'industrie est utilisée, qui est intégrée au programme de remplissage des documents de transport et donne des recommandations méthodologiques pour l'enregistrement conformément aux actes législatifs, aux normes légales, aux réglementations douanières. La documentation ainsi créée a une norme officiellement reconnue, son remplissage automatique est conforme aux règles établies, il n'y a pas d'erreurs, ce qui est important lors du transport de marchandises sur différents territoires.
Le programme de comptabilisation des documents de transport assure la gestion électronique des documents lorsque les documents créés font l'objet d'une inscription automatique dans des registres électroniques, également créés par le programme pour conserver les enregistrements. Dans ce cas, le programme tient le registre avec une numérotation séquentielle, fixe par défaut la date du jour dans le registre, puis crée des archives en fonction du contenu de la documentation, surveille son retour après signature et note si l'original ou la copie scannée est en le programme d'archivage est enregistré. Le programme d'enregistrement des documents de transport suppose qu'une autre procédure mentionnée ci-dessus sera effectuée lors de l'établissement du contrôle des documents d'immatriculation délivrés pour un véhicule spécifique, indiquant la période de validité, ainsi qu'un permis de conduire, afin que les véhicules et les conducteurs soient complètement armés avant chaque vol. Vers la fin de la période de validité, le programme informe les responsables de l'échange prochain des documents de transport afin qu'il y ait suffisamment de temps pour un nouvel enregistrement.
Le logiciel pour les documents de transport est installé à distance sur les ordinateurs de travail de l'entreprise par les employés de l'USU, pour lesquels ils utilisent la connexion Internet, comme pour tout travail à distance. Le programme peut fonctionner sans connexion Internet avec un accès local, mais sa présence est nécessaire au fonctionnement d'un espace d'information unique qui comprend tous les services, y compris les services géographiquement éloignés. Un réseau commun permet la comptabilité générale et les achats, ce qui réduit les coûts de l'entreprise lors de l'organisation de nouvelles livraisons.
Le programme de gestion des documents de transport fournit également un contrôle d'accès en attribuant des identifiants et des mots de passe individuels aux personnes qui ont été autorisées à conserver des enregistrements de leurs activités dans le programme sur tous les fronts, donnant au programme des informations polyvalentes disponibles pour l'affichage de l'état réel du travail. processus, en tenant compte de toutes les nuances qui surgissent toujours. Dans le même temps, des travailleurs des spécialités du travail sont impliqués dans le programme, qui disposent d'informations opérationnelles coopérant directement avec le transport, ce qui permet de contrôler son état à l'heure actuelle. La disponibilité du programme est assurée par une navigation pratique et une interface simple, qui convient également à plusieurs utilisateurs, afin que chacun ait accès à la maintenance simultanée des journaux de travail sans conflits de mémoire. La répartition des données sur la structure est claire, les formulaires électroniques ont la même norme pour leur présentation et leur remplissage, ce qui accélère le travail des utilisateurs dans le programme et leur fait gagner du temps.
Le programme de documents de transport crée des connaissements et autres documents nécessaires au fonctionnement de l'entreprise.
L'automatisation d'une entreprise de transport n'est pas seulement un outil d'enregistrement des véhicules et des chauffeurs, mais aussi de nombreux rapports utiles pour la direction et les employés de l'entreprise.
Le programme pour l'entreprise de transport réalise la création des demandes de transport, planifie les itinéraires et calcule également les coûts, en tenant compte de nombreux facteurs différents.
Le règlement des documents de transport avec l'application de gestion d'une entreprise de transport se fait en quelques secondes, ce qui réduit le temps consacré aux tâches quotidiennes simples par les employés.
La comptabilité d'une entreprise de transport augmente la productivité du personnel, vous permet d'identifier le personnel le plus productif et de promouvoir ces employés.
La comptabilité de l'entreprise de transport compile des informations à jour sur les résidus de carburant et de lubrifiants, les pièces de rechange pour le transport et d'autres points importants.
La facturation des véhicules et des chauffeurs génère une carte personnelle pour le chauffeur ou un autre employé avec la possibilité de joindre des documents, des photos pour la commodité de la facturation et des ressources humaines.
Les entreprises de transport et de logistique, afin d'améliorer leurs activités, peuvent commencer la comptabilité dans l'organisation de transport, qui utilise un programme informatique automatisé.
Le programme de la société de transport, ainsi que les processus de transport de marchandises et de calcul d'itinéraire, organise une comptabilité d'inventaire de haute qualité à l'aide d'une technologie d'entrepôt moderne.
Le programme de l'entreprise de transport prend en compte des indicateurs importants tels que : les frais de stationnement, les indicateurs de carburant et autres.
Le programme a créé plusieurs bases de données pour prendre en compte les principaux types d'activités, elles ont également la même structure et le même principe de diffusion de l'information.
La série de nomenclature ou la base de marchandises contient une liste complète des articles de base utilisés par l'entreprise pour le travail et/ou la livraison au destinataire, tous ont un numéro.
Le numéro de nomenclature et les caractéristiques commerciales individuelles permettent de retrouver rapidement un produit parmi des milliers d'articles identiques et de l'identifier parmi les autres.
Afin de prendre en compte le travail avec les clients, une base de données au format CRM a été créée, où les données de chacun sont présentées, y compris les contacts, les interactions précédentes, le plan de travail, les textes de publipostage.
Le CRM surveille en permanence les clients, identifie ceux qui sont venus vers vous, établit une liste pour chaque responsable et leur rappelle régulièrement de mettre en œuvre.
Le CRM permet aux gestionnaires de créer des plans de travail, selon lesquels la direction surveille régulièrement leurs activités, évalue le calendrier et la qualité de la mise en œuvre et en ajoute de nouveaux.
Pour tenir compte du mouvement des marchandises, le programme prévoit un enregistrement documentaire à l'aide de factures, qui sont créées automatiquement sur la base de la nomenclature.
Les factures forment leur propre base de données dans laquelle leurs différents types sont présentés ; Pour la séparation, il est suggéré de lui donner un statut pour chaque espèce et une couleur pour les séparer visuellement.
Afin de prendre en compte le transport, le programme génère une base de données de commandes dans laquelle toutes les demandes sont collectées, que le transport ait été effectué ou non. Lors de l'enregistrement du transport, la fenêtre de commande est remplie et enregistrée.
Toutes les commandes dans la base de données des commandes ont un statut indiquant le degré de préparation et une couleur pour elles, afin que le responsable puisse contrôler visuellement les étapes du transport de fret.
Les statuts dans la base de commande changent automatiquement - lorsque les artistes saisissent leurs données dans les journaux de travail, le programme les sélectionne, les trie et modifie leur état de préparation.
Afin de tenir compte de l'état et du chargement des véhicules, une base de données transport a été créée dans laquelle tous les tracteurs et remorques affectés à la flotte sont répertoriés et leurs caractéristiques sont données.
La base de données de transport contient des informations sur chaque unité, y compris les vols effectués, les réparations effectuées, la validité des documents d'immatriculation, la consommation de carburant.
Un plan de production a été établi pour la planification des transports, dans lequel tous les temps de fonctionnement et les travaux de maintenance prévus sont marqués.Des plans sont présentés pour chaque plan de travail.
La comptabilité statistique vous permet de calculer à l'avance des indicateurs sur la base des statistiques accumulées, ce qui vous permet de planifier efficacement le coût et le nombre de marchandises dans l'entrepôt.
